Goede praktijk Janssen Pharmaceutica

Goede praktijk Janssen Pharmaceutica

Janssen Pharmaceutica NV werd in de jaren ’50 als onderzoekslaboratorium opgericht door Dr. Paul Janssen in de regio Turnhout. Dr. Janssen legde de fundamenten voor meer dan 80 geneesmiddelen die al miljoenen levens hebben gered. Het bedrijf dat hieruit voortvloeide, Janssen Pharmaceutica NV, maakt sinds 1961 deel uit van de internationale groep van Johnson & Johnson bedrijven. De sites in België stellen samen meer dan 5000 medewerkers tewerk.

Korte inhoud Demografieplan

Het Demografieplan van Janssen Pharmaceutica voor 2017-2018 bevat maatregelen rond volgende actiegebieden:

Actiegebied Werk

  • Procedures binnen een Supply Chain omgeving vastleggen in krachtige werkinstructies die minder belastend zijn en die ook bruikbaar zijn als opleidingsinstrument tijdens on-the-job training. Deze documenten zullen toegankelijk zijn op de werkplek via QR-codes en tablet-technologie. Ervaren medewerkers worden ingezet op het opmaken van deze documenten, en om deze medewerkers te vervangen is tijdelijk extra aanwerving vereist.
  • Vereenvoudiging van overzicht, structuur en inhoud van documenten en procedures en deze beschikbaar maken op tablets voor operationele medewerkers en zo de complexiteit en de werkbelasting te verminderen. Ervaren medewerkers worden ingezet en deze worden tijdelijk vervangen in eigen ploeg.
  • Medewerkers de mogelijkheid geven om in een “vlinderrol” te stappen, waarbij men in de oorspronkelijke shift gaat inspringen waar nodig, zodat er een minder constante werkbelasting is en of waar gekozen wordt om shiftmedewerkers uit een shift te brengen naar een projectvorm. Pilootprojecten met een beperkt aantal personen zullen gedraaid worden op minstens 2 afdelingen. Door deze maatregel wordt ook extra tewerkstelling nodig, aangezien deze medewerkers vervangen moeten worden.
  • Aanpassen en flexibiliseren van ploegenwerk: pilootprojecten rond kiezen voor een vaste ploeg, kiezen voor minder rotering in een ploegensysteem, kiezen voor een vooruitroterend systeem en kiezen voor minder ploegenwissels.
  • Zelfsturende teams en coachend leiderschap, herbekijken van de organisatiestructuur en een programma naar “empowered” (zelfsturende) teams via interne coaches. Coachingstraject voor people managers en medewerkers m.b.t. het creëren van een positieve veiligheidscultuur.
  • Horizontale mobiliteit stimuleren door jobshadowing. Mogelijk voor alle medewerkers, max. 1 keer per jaar per medewerker.
  • Lerend netwerk people managers : Een lerend netwerk op campusniveau voor leidinggevenden ontwikkelen om hen in staat te stellen in dialoog te gaan met hun medewerkers over werkbaar werk en maatregelen te nemen om het werk ook werkbaarder te maken in een gedeeld leidershap. Ook inclusief leiderschap krijgt speciale aandacht, naast werken rond vertrouwen en verandering in de specifieke functionele groepen.
Actiegebied Gezondheid

  • Meldingsknop psycho-sociaal welzijn: online vragenlijst rond psychosociaal welzijn, waarna gespecialiseerde hulp kan worden ingeschakeld waar nodig. Vormt de basis voor verdere maatregelen rond werkbaar werk.
  • Pilootproject met lichttherapiebrillen: voor medewerkers in drieploegensysteem. Doel is recuperatie van het bioritme. Testgroep zal deze brillen gebruiken gedurende 12 weken en na evaluatie kan een verdere uitrol volgen.
  • Eenmalig uitgebreid medisch sportgeschiktheidsonderzoek voor 45+’ers
  • Voedingsbegeleiding door een diëtiste voor alle medewerkers die dit wensen (individuele begeleiding + groepsessies)
Actiegebied Competenties

  • Opzetten van een trainingsmodule en trainingsplanning over interviewtechnieken, voor de analyse van incidenten
  • Leren op de werkplek via een trainingssimulator voor operatoren, zodat zij in een niet-stresserende omgeving op hun eigen tempo de handelingen kunnen aanleren
  • Workshops rond eigenaarschap, vertrouwen en veerkracht in de eigen job, opzetten van “reversed mentoring” om leren op de werkplek breder te faciliteren, workshops rond coachende vaardigheden
Actiegebied Loopbaanbeleid

  • Verhogen van actieve deelname aan het Talent Fit Center: ontwikkelen van een communicatieplan en tools om het Talent Fit Center meer zichtbaar en toegankelijk te maken voor alle medewerkers, nieuwe laagdrempelige initiatieven zoals een light versie van de loopbaancoaching, jobguides waar medewerkers vertellen over de inhoud van hun job, jobshadowing, specifiek traject ontwikkelen voor de kwetsbare groepen (vb. mensen in of met risico op burn-out)
  • Inzichten aanreiken aan medewerkers over trends en evolutie in de industrie en in het bedrijf, met ook de vertaalslag naar werkbaar werk en duurzame loopbanen

Hoe verliep het opstellen van het demografieplan bij Janssen Pharmaceutica?

Anouck Van Hoydonck, Director Agile Workforce Janssen Pharmaceutica: “Aan de hand van de informatie die we kregen van Essenscia, zagen we al snel dat de doelen van het Demografiefonds nauw aansluiten bij de activiteiten die we ondernemen in het kader van het “Huis van Werkvermogen”, een wetenschappelijk framework rond werkbaar werk dat we al 5 jaar gebruiken bij Janssen. We wilden voor ons demografieplan uiteraard verder bouwen op onze bestaande traditie. De financiering zou ons toelaten om enerzijds bepaalde maatregelen uit te rollen voor ruimere groepen van medewerkers, en anderzijds om pilootprojecten te voeren van nieuwe maatregelen. Indien deze pilootprojecten positief zullen worden geëvalueerd, dan hebben we de troeven in handen voor een mogelijke structurele invoering van deze maatregelen.”

Gijs Laureys (Secretaris Ondernemingsraad), Michaël Broeckx (ACV-BIE), Dirk Hannes (ACLVB) en Robin Verboven (BBTK), werknemersvertegenwoordigers van Janssen Pharmaceutica: “Voor dit demografieplan kregen we een eerste voorstel aan maatregelen door van de werkgever. Ook de werknemersvertegenwoordiging had voorstellen, maar die waren nieuw en vroegen tijd om uitgewerkt te worden. De goedkeuring in de ondernemingsraad is er toch gekomen, omdat we in het volgende plan meer werknemersvoorstellen gaan uitbouwen.”

Anouck Van Hoydonck, Director Agile Workforce Janssen Pharmaceutica: “Voor het opstellen van het demografieplan hebben we vanaf de start nauw samengewerkt met externe experten om de dialoog te faciliteren. Zowel sectororganisatie Essenscia, de Demografiefonds-experten bij de vakbonden, als de academische experten van Antwerp Management School begeleidden ons in dit proces. We organiseerden een brainstormsessie met gemengde tafels, waarna we tot een uitgebreide lijst aan ideeën kwamen. In deze lijst keuzes maken en prioriteiten formuleren was een grote uitdaging.”

Welke maatregelen in het demografieplan worden bijzonder positief geëvalueerd?

Gijs Laureys (Secretaris Ondernemingsraad), Michaël Broeckx (ACV-BIE), Dirk Hannes (ACLVB) en Robin Verboven (BBTK), werknemersvertegenwoordigers van Janssen Pharmaceutica: “In het actiegebied loopbaanbeleid werden de drempels naar het Talent Fit Center succesvol verlaagd. Het is immers belangrijk dat, in een sterk veranderende organisatie zoals Janssen, medewerkers aan hun loopbaan kunnen werken zonder daarbij toestemming nodig te hebben van hun leidinggevende. De maatregelen zijn ook budgetneutraal voor de lokale afdelingen, wat belangrijk is in een matrixorganisatie zoals Janssen. De verschillende projecten in het actiedomein gezondheid werden positief onthaald. Voor de medische check-ups voor 45+’ers zijn al veel inschrijvingen, er is een pilootproject met lichttherapiebrillen voor shiftmedewerkers en er is de mogelijkheid voor iedereen om een diëtiste te raadplegen. De medewerkers zijn op de hoogte dat deze maatregelen worden mogelijk gemaakt dankzij het Demografiefonds.”

Welke maatregelen kwamen niet in het demografieplan, of welke maatregelen in het plan verlopen nog moeilijk?

Gijs Laureys (Secretaris Ondernemingsraad), Michaël Broeckx (ACV-BIE), Dirk Hannes (ACLVB) en Robin Verboven (BBTK), werknemersvertegenwoordigers van Janssen Pharmaceutica: “Wat we als werknemersvertegenwoordigers nog missen in het huidige plan, zijn concrete acties om de werkbelasting te verlichten en zo stress en burn-out aan te pakken en te voorkomen. Er zijn al veel initiatieven bij Janssen om met stress en druk te leren omgaan, maar geen initiatieven om de oorzaak, nl. de werkdruk in een globaal bedrijf, te verlichten.”

Isabel Vanlinthout, Senior manager Learning & Development Office, Janssen Pharmaceutica: “In de farmaceutische industrie moeten operatoren zeer veel procedures volgen. Alle taken staan beschreven in werkinstructies, die echter niet op maat van de gebruiker opgesteld zijn, wat een grote cognitieve belasting vormt. Daarom wilden we in het actiegebied werk inzetten op het vereenvoudigen van deze documenten, met hulp van ervaren operatoren. De nieuwe procedurele documenten die al werden opgesteld in dit project, worden als zeer positief ervaren door de operatoren. Wat momenteel nog moeilijk gaat, is de implementatie van de vlinderrol in de ploegen. Bij ploegmedewerkers is er immers grote planningsdruk. Als een ploegmedewerker tijdelijk uit shift gaat, moet iemand anders die plaats innemen Deze persoon moet ook worden opgeleid. Bovendien komen dan vraagstukken naar boven, zoals: wat gebeurt er met shiftpremies als medewerkers uit shiften gaan? Dit is allemaal niet evident.”

Wat zijn de succesfactoren om als organisatie tot een kwalitatief demografieplan te komen?

Gijs Laureys (Secretaris Ondernemingsraad), Michaël Broeckx (ACV-BIE), Dirk Hannes (ACLVB) en Robin Verboven (BBTK), werknemersvertegenwoordigers van Janssen Pharmaceutica: “Het grote voordeel van het demografieplan, is dat bepaalde maatregelen die eerder onmogelijk waren om budgettaire redenen, nu wel uitgevoerd kunnen worden. De vraag is echter: gaan deze maatregelen kunnen blijven doorgaan? Een tweede voordeel vonden we dat, om een demografieplan op te stellen, de werkgever in dialoog moet gaan met ons.”

Anouck Van Hoydonck, Director Agile Workforce Janssen Pharmaceutica: “Voor de verschillende projecten in het demografieplan, is het noodzakelijk dat eigenaarschap wordt toegewezen aan bepaalde personen, en dat deze personen ook een mandaat krijgen om acties ten uitvoer te brengen. Voor ons was het een grote meerwaarde om externe partners in te schakelen voor het begeleiden van de dialoog. Het demografieplan vormde een mooie kans om met de sociale partners te werken aan een doel dat ons allen aanbelangt: medewerkers gezond en werkbaar werk bieden.